方矩管维护信息系统另外一项非常有用的功能就是设备跟踪

然后方矩管规划工作通知单，这意味看确定诸如人力、零部件和材料等资源，并将其他方案信息（如任务持续时间和计划开始时间）加到工作通知单中。通常，是否可以获得备件和材料对于实施维护任务非常关键。
有些方矩管维护信息管理系统包含一个完成的库存和采购系统，而其他系统则与处理采购和库存控制的单独系统建立链接。在计算机化维护信息管理系统中，每个设备和每项预防性维护任务都记录有备件和材料要求。这需要花一定的时间来建立，但是却可以使规划工作更快捷、更方便。当填写完工作通知单后，将有关工作的观察资料和所使用的资源信息加在工作通知单中，至此通知单的规划工作就结束了。
方矩管维护信息系统另外一项非常有用的功能就是设备跟踪。诸如电动机或泵这样的设备常常需要卸下来进行维修，从库房中取出备品并安装，替换下的设备被送到库房中，这样做的目的是追踪设备的行踪并了解设备安装在何处。对于燃气轮机及其组件和两个发动机之间共用的主要转动元件（如转子）进行设备跟踪尤其重要。
虽然这些职能常常由不同的小组实施，但是已经设法提供了跨职能培训，并将一项具体的技术技能应用于多种设备。
比如，方矩管专业人员也能实施管道阀门、计量站、压缩机站或泵站的维护。同样，方矩管和电子技能也可以很容易地相互转换。除了常规技术人员外，管道输送组织还在每个区域设置了技术专业人员以提供技术支持，技术人员常常来自于一个集中的团体。
另外，还可能设置方矩管安全专业人员和员工以处理社会事务。从必要性方面考虑，每个地区都会有行政管理支持人员管理预算、支出等，并收集作业信息，将信息传递给其他内部和外部小组。